KKH De Scheldezonen VZW, ook gekend onder de namen “Concertband De Scheldezonen” en “SJOW”, respecteert je privacy en hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij hiermee omgaan. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
KKH De Scheldezonen VZW, verder Concertband genoemd, houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij:
- je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
- de verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- je om uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
Indien je vragen hebt over onze privacy verklaring kan je ons contacteren via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Je persoonsgegevens worden door de Concertband verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Het organiseren van de activiteiten van de vereniging, zowel muzikale activiteiten als sociale activiteiten, leden- en bestuursvergaderingen.
- Het publiceren en versturen van nieuwsbrieven, ledenboekje, mededelingen en uitnodigingen.
- Aanmaak van promotiemateriaal voor concerten zoals affiches, flyers, programmaboekjes.
- Illustreren van artikels over de Concertband en SJOW in het ledenblad, op de website of in de pers.
- Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen voor een vzw.
Specifiek voor leden:
- Het aanvragen van subsidies.
- Het aanvragen van lidmaatschap van VLAMO.
- Indien gewenst, het aangaan van een instrumentenverzekering.
- Het bewaken van de kwaliteit van het orkest, o.a. door het samenstellen van een correcte bezetting van het orkest bij concerten of bij (partiële) repetities of door het meten van de aanwezigheidsgraad bij repetities en concerten.
- Het verlenen van toegang tot het ledengedeelte van de website.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken :
- Voor leden, steunende leden, adverteerders en sympathisanten:
- Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
- Specifiek voor steunende leden:
- Type erelidmaatschap en bedrag van de gift
- Specifiek voor leden:
- Geboortedatum
- Muzikale gegevens: instrument, datum sinds wanneer je muzikant bent, lidmaatschap bij VLAMO
- Status van je lidmaatschap: ben je lid van de Concertband, SJOW, bestuur, algemene vergadering, datum van toetreding tot de vereniging, datum van beëindiging van het lidmaatschap, aansluiting by instrumentenverzekering, bedrag lidgeld en wanneer dit gestort werd.
- Al of niet deelname aan activiteiten.
- Beeld- en geluidsopnames van activiteiten van de vereniging.
- Website: gebruikersnaam, gecodeerd wachtwoord, registratiedatum, laatste aanlogdatum.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het hosten van de website;
- het hosten van de administratieve applicatie (Assist);
- het maken van de layout en het drukken van ledenboekje, nieuwsbrieven, programma’s en uitnodigingen;
- het verzekeren van instrumenten;
- lidmaatschap bij Vlamo;
- het organiseren van concertreizen;
- het bekomen van subsidies;
- deelname aan concerttornooien.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen tenzij we hiermee een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die voor de intrekking ervan gebeurde.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
De Concertband bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Vijf jaar na het beëindigen van het lidmaatschap worden de meeste gegevens verwijderd. Volgende persoonsgegevens worden in principe behouden tot de vereniging ophoudt te bestaan: naam en voornaam, instrument, lidmaatschap-status en -periode.
Publicaties, beeld- en geluidsopnames worden in principe bewaard in het archief van de vereniging tot de vereniging ophoudt te bestaan. Van deze opnames en publicaties zijn over het algemeen kopieën verspreid die niet meer onder controle van de vereniging vallen en waarvan dus geen maximale bewaartermijn kan gegarandeerd worden.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens de Concertband van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- De meeste persoonsgegevens zijn gecentraliseerd in één applicatie (Assist). De toegang tot deze applicatie is beschermd door gebruikersnaam en wachtwoord. Enkel de bestuursleden beschikken over een gebruikersnaam voor deze applicatie.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze website. Wachtwoorden worden hierop gecodeerd opgeslagen.
- Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.
Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
Wijziging privacy statement
De Concertband kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.